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Quels documents verser ?

published on 11.06.2019

Dans le cadre de vos obligations règlementaires, il vous appartient d’opérer régulièrement  des versements aux Archives départementales.


Quels documents sont à verser ?


Comme le stipule l'article L211-4 du Code du Patrimoine, « les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels sont des archives publiques ». Aussi,  ce sont les seuls documents à transmettre aux Archives départementales d'Ille-et-Vilaine.

Quand opérer le versement?

 " Le délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires[...]  est fixé à soixante-quinze ans pour les notaires. (…) " (Code du patrimoine, art. R. 212-15). 

            Ce principe est rappelé dans la circulaire CSN 2009-4 du 16 décembre 2009

 

 

 En 2019, les Archives départementales d’Ille-et-Vilaine accueillent vos archives publiques antérieures au 1er janvier 1945; en 2020, celles antérieures au 1er janvier 1946, etc.

Comment verser ?

Contactez-nous pour nous faire part de votre souhait de verser vos minutes et répertoires.
 Le transfert physique des documents est constitué de 3 étapes : le conditionnement, la rédaction du bordereau de versement et le transfert aux Archives départementales.
 

Le conditionnement

  • Conditionner les minutes dans des boîtes à archives de type secrétariat (largeur de 10 cm ou de 13,5 cm). 
  • Numéroter les boites de 1 à n
  • Indiquer sur chaque boite les dates extrêmes concernées

La rédaction du bordereau de versement

  • Remplir le bordereau de versement par vos soins. Le bordereau composé de deux onglets (vous trouverez un model sur cette page)
  • Renvoyer le bordereau aux Archives départementales avant la date du versement pour validation

Le transfert des documents aux Archives départementales

  • Déterminer avec les archives départementales la date et l’heure de réception du versement
  • Vérifier la hauteur du véhicule pour pouvoir accéder à la zone de déchargement (max 4m)

 

 Une fiche récapitulative de la procédure de versement est disponible dans la rubrique " Documents à télécharger ".

 

Suivant votre disponibilité, nous vous proposons une visite du bâtiment le jour du versement, ou ultérieurement, pour tout ou partie du personnel de l’étude.

Focus : L’externalisation de  la conservation des archives notariales publiques
 

Seules les archives publiques courantes et intermédiaires, c'est-à-dire les minutes et répertoires de moins de 75 ans, peuvent faire l’objet d’une conservation externalisée.

Les archives définitives (répertoires et minutes de plus de 75 ans) sont obligatoirement à verser aux Archives départementales.

L’externalisation de la conservation n’est possible qu’auprès de prestataires agréés par le ministère de la Culture. La liste des entreprises agréées est disponible sur le site internet du Service interministériel des Archives de France.