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Verser vos archives

published on 25.09.2019

Dans le cadre de vos obligations règlementaires, il vous appartient d’opérer régulièrement  des versements aux Archives départementales.


Quels documents verser ?


Comme le stipule l'article L211-4 du Code du Patrimoine, « les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels sont des archives publiques ». Ce sont les seuls documents à transmettre aux Archives départementales d'Ille-et-Vilaine.

Quand verser ?

 " Le délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires[...]  est fixé à soixante-quinze ans pour les notaires. (…) " (Code du patrimoine, art. R. 212-15). 

            Ce principe est rappelé dans la circulaire CSN 2009-4 du 16 décembre 2009

 

 

 En 2019, les Archives départementales d’Ille-et-Vilaine accueillent vos archives publiques antérieures au 1er janvier 1945 ; en 2020, celles antérieures au 1er janvier 1946, etc.

Comment verser ?

Contactez-nous pour nous faire part de votre souhait de verser vos minutes et répertoires.
Le transfert physique des documents est constitué de 3 étapes : le conditionnement, la rédaction du bordereau de versement et le transfert aux Archives départementales.
 

Le conditionnement

  • Conditionner les minutes dans des boîtes à archives de type secrétariat (largeur de 10 cm ou de 13,5 cm). 
  • Numéroter les boites de 1 à n.
  • Indiquer sur chaque boite les dates extrêmes concernées. 

La rédaction du bordereau de versement

  • Remplir le bordereau de versement composé de deux onglets (vous trouverez un modèle sur cette page)
  • Renvoyer le bordereau aux Archives départementales avant la date du versement pour validation

Le transfert des documents aux Archives départementales

  • Déterminer avec les archives départementales la date et l’heure de réception du versement
  • Vérifier la hauteur du véhicule pour pouvoir accéder à la zone de déchargement (max 4m)

 

 Une fiche récapitulative de la procédure de versement est disponible dans la rubrique " Documents à télécharger ".

 

Suivant votre disponibilité, nous vous proposons une visite du bâtiment le jour du versement, ou ultérieurement, pour tout ou partie du personnel de l’étude.