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Conserver vos archives

publié le 25.09.2019

La conservation de vos archives est obligatoire. Elle permet entre autre de maintenir l’intégrité et la lisibilité des documents dans le temps.
 

Vos locaux

Votre local d’archives doit permettre  la conservation des documents dans les meilleures conditions.
 

Emplacement et sécurité 

  • Choisissez un local accessible de plain-pied ou d’accès aisé pour faciliter le déplacement des archives
  • Pensez à fermer le local à clef
  • Assurez-vous d’une résistance au sol adaptée à la conservation d’archives  (900 kg/m2 en rayonnage fixe, 1300 kg/m2 en rayonnage mobile)
  • Faîtes nettoyer et dépoussiérer  le local régulièrement
  • Bannissez les locaux non adaptés (présence de conduites d’eau ou d’évacuation d’eau usées, nombreuses fenêtres…)
  • Assurez-vous de la stabilité du climat (16 à 23° C, environ 50% d’humidité dans l’air)
     

Equipement et mobilier

  • Privilégiez les rayonnages métalliques
  • Laissez 10-15 cm entre la tablette la plus basse et le sol
  • Ne pas mélanger  archives et fournitures (balais, imprimantes, produits d’entretien)
     

 

 

Bénéficier de l'avis et de conseils d'un·e archiviste

Vous faites construire, vous déménagez ou souhaitez aménager une salle d’archives ? Vous avez besoin de conseils de gestion et de conservation de vos archives ? N’hésitez pas à contacter les Archives départementales ! Elles ont une expertise à apporter, un avis objectif à donner voire dans certains cas, une autorisation à délivrer.

Focus : L’externalisation de  la conservation des archives notariales publiques


Seules les archives publiques courantes et intermédiaires, c'est-à-dire les minutes et répertoires de moins de 75 ans, peuvent faire l’objet d’une conservation externalisée.
Les archives définitives (répertoires et minutes de plus de 75 ans) sont obligatoirement à verser aux Archives départementales.
L’externalisation de la conservation n’est possible qu’auprès de prestataires agréés par le ministère de la Culture. La liste des entreprises agréées est disponible sur le site internet du Service interministériel des Archives de France.
 

    Que faire en cas de sinistre ?

Pour vous aider à avoir les bons réflexes en cas de sinistre, les Archives départementales d’Ille-et-Vilaine ont élaboré un guide que vous pouvez consulter ci-dessous. N’hésitez pas à l’imprimer et à l’afficher dans votre local d’archives.
Une fiche d’évaluation des dégâts est elle aussi disponible dans la rubrique " documents à télécharger ".
 

Guide " Que faire en cas de sinistre ? "