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Foire aux questions concernant l'archivage électronique

publié le 10.10.2014
Source Nawak

Qu’est-ce qui change entre l’archivage papier et l’archivage électronique ?
 

La loi du 13 mars 2000 a donné la même force probante au format numérique qu'au papier.
Si les durées de conservation ainsi que le sort final sont les mêmes qu’il s’agisse de papier et d’électronique, l’archivage des données électroniques nécessite cependant d’être prévue en amont afin de pouvoir respecter les obligations réglementaires. 
 

Quelle différence entre la sauvegarde et l’archivage électronique ?
 

La sauvegarde informatique n’est pas un archivage : c’est une copie de sécurité, pour se prémunir des incidents (vols, incidents techniques, pertes, etc.). En dehors de son environnement technique, la sauvegarde n’est pas exploitable, contrairement à l’archivage électronique et le contenu de la sauvegarde n’est pas figé (il peut donc être modifié et remplacé). 

Le « Cloud Computing » : la solution aux questions d’archivage électronique ?
 

L’ « informatique en nuage » permet le stockage à distance des données électroniques. S’il n’est vu que comme un moyen de sauvegarde, le « cloud computing » ne permet pas en tant que tel l’archivage électronique ; en revanche, il peut être un des moyens de la mise en œuvre d’un SAE.
Attention, toute externalisation des données est soumise, comme pour les données papier, à l’agrément préalable du prestataire.
Pour plus de détails, voir ici : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/gestion-externalisee-des-archives/
 

 

Où trouver les ressources documentaires ?
 

On peut trouver les ressources notamment,
sur le site des Archives de France :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-electroniques/
sur le site de la modernisation de l’Etat :

http://references.modernisation.gouv.fr/archivage-numerique
Des réflexions et retours d’expérience sont déposés sur le blog des Archives de France : 
http://siaf.hypotheses.org/category/les-archives-face-au-numerique
 
Pour toute précision complémentaire, ne pas hésiter à solliciter les Archives départementales (archives@cg35.fr).
 

L’archivage électronique : une question pour les archivistes ou une question pour les informaticiens ?
 

L’archivage électronique est l’affaire des informaticiens (expertise technique), des archivistes (expertise dans la gestion des cycles de vie) et des utilisateurs (expertise « métier »). Une gouvernance dans les projets est donc à trouver pour que les apports de chaque compétence soit prise en compte.
A noter : il est conseillé d’associer, autant que possible, le service juridique.
 

Dématérialiser pour dépenser moins ?
 

Si la dématérialisation a de nombreux avantages (facilité d’accès, gain de place, consultation simultanée, etc.), sa mise en place peut néanmoins être très onéreuse : étude des processus métiers (notamment étude juridique sur la valeur des documents), matériel informatique à adapter (ex : pour la numérisation ; coût du stockage sécurisées des données archivées), logiciels (développements adaptés à la collectivité), formation, etc. 

 

Qu’est-ce qu’un SAE ?
 

Un SAE (système d’archivage électronique) est un réceptacle permettant d’archiver les documents  provenant de sources différentes : applications métiers, GED, bureautique, etc. Il garantit la conservation des archives et atteste de la valeur probante.
 

Peut-on peut détruire les documents numérisés ?
 

Cela dépend beaucoup des conditions de la numérisation et de la valeur juridique des documents. Se reporter au vade-mecum des Archives de France sur la question : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7429

Qu’est-ce que le SEDA ?
 

Le standard d'échange de données pour l'archivage modélise les différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l'archivage de données. 
Ce standard définit de manière formelle :
 - les scénarios à mettre en œuvre pour chaque transaction (transfert, la demande de transfert, la modification, l'élimination, la communication et la restitution);
 - les messages que les acteurs (le service producteur, le service versant, le service d'archives, le service de contrôle et le demandeur d'Archives) doivent/peuvent s'échanger ;
 - la manière de coder les informations à transmettre (métadonnées -bordereaux de versement, bordereaux d'élimination notamment - et contenus de données).
 
Il est, ainsi que les profils déjà rédigés, disponible ici : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/seda/
 

 

Peut-on concilier l'obligation de conservation des données pour l’archivage et le droit à l’oubli posé par la loi Informatique et libertés ?
 

Oui. Pour se conformer à la loi Informatique et Libertés, il convient de vérifier que les logiciels informatiques disposent d’une fonction permettant la suppression et/ou l’archivage des données personnelles. En effet, les données à caractère personnel ne peuvent pas être conservées de manière illimitée : la durée de conservation doit être définie à l’avance et, dans tous les cas, adaptée à la finalité du traitement. Cette durée peut être très variable en fonction des fichiers
Pour autant, les données ne doivent pas toutes être systématiquement détruites : un passage en base de « préarchivage » avec un accès restreint pour les données présentant toujours une valeur administrative, ou un versement aux Archives départementales pour les données historiques, conformément à ce que prévoit le Code du patrimoine.
A lire : http://www.cnil.fr/fileadmin/documents/approfondir/dossier/collec/CDM227_PI-XVI.pdf
.

Qu’est-ce qu’e-mégalis ?
 

Créé en 1999, le Syndicat mixte de coopération territoriale Mégalis Bretagne est une structure fédératrice qui regroupe une centaine de membres : le Conseil régional de Bretagne, les quatre conseils généraux de Bretagne, de nombreuses communautés d’agglomération, communautés de communes, plusieurs villes.

Outre le Très Haut Débit (THD), le syndicat mixte déploie en Bretagne l’archivage électronique pour certains types de flux : PESV2, marchés publics, télétransmission des actes au Contrôle de légalité (ACTES). Il existe actuellement plusieurs solutions techniques, dont celle développée par e-mégalis.

A noter : les Archives départementales d’Ille-et-Vilaine collaborent à deux titres avec le e mégalis
1. en tant que Direction du Conseil général d’Ille-et-Vilaine, accompagnant le déploiement de cette solution dans sa collectivité de rattachement
2. en tant qu’autorité exerçant le « Contrôle scientifique et technique » (compétence exercée au nom du Préfet)  sur la tenue des archives publiques du département (validation des profils d’archivage, par exemple). 
Voir le site : www.e-megalisbretagne.org