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Foire aux questions sur l'archivage

publié le 14.10.2014
Archives des Jedi-source: Lucas film archives

Où trouver la réglementation relative aux archives et à l’archivage ?
 

L’ensemble des textes, et notamment les instructions relatives au tri et à la collecte des archives sont accessibles sur le site internet du Service interministériel des Archives de France, dans la rubrique gérer les archives : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/ (rubrique « Records Management et collecte » / les instructions de collecte et tri des archives / puis choisir le thème).

Comment mesurer le volume des archives à détruire ?
 

On mesure le volume des archives en mètre linéaire. Une boîte secrétariat de format classique mesure 10 cm, soit 0,10 ml. Le métrage linéaire, ou volumétrie, est à indiquer sur les bordereaux d’élimination. Les équivalences en mètres linéaires (ml) sont les suivantes : 1 m3 = 12 ml ; 50 kg = 1 ml ; 1 tonne = 20 ml.
 

Comment savoir à quel(s) prestataires(s) extérieur(s) faire appel pour externaliser des archives publiques ?
 

Attention ! L’externalisation d’archives publiques n’est possible qu’auprès de prestataires agréés par le ministère de la Culture. La liste des entreprises agréées est disponible sur le site internet du Service interministériel des Archives de France, dans la rubrique gérer les archives : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/(rubrique Gestion externalisée des archives).
 

 

Quand faut-il archiver ?
 

En premier lieu, l’archivage est un moyen pour les administrations de remplir leurs obligations en matière d’archives, depuis les mesures prises pour assurer leur bonne conservation et organisation, jusqu’à leur élimination réglementaire ou leur versement. De plus, un archivage régulier évite l’encombrement des espaces de préarchivage, de même que les risques de détérioration ou de pertes d’archives. Il permet également de maîtriser les coûts engendrés par le stockage. Il est recommandé de procéder à des opérations de tri entre une à deux fois par an jusqu’à tous les deux ans, en fonction des volumes.
 

Qu’est-ce qu’un bon archivage ?
 

Un bon archivage c’est :
 

  1. Le respect de la réglementation et les procédures
  2. la mise en boîte des dossiers au fur et à mesure de la fin des projets, des dispositifs, des années
  3. des boîtes dont le contenu est clairement renseigné : sujet et dates extrêmes au minimum
  4. des opérations de tri régulières pour éviter l’encombrement

 

Les archives versées aux Archives départementales sont-elles accessibles immédiatement à tout le monde ?
 

En principe, les archives sont accessibles immédiatement à chaque citoyen qui en fait la demande. Mais pour protéger certaines informations, la loi de 2008 sur les archives a mis en place des délais de communicabilité avant lesquels certaines archives ne sont pas communicables. Les principaux délais sont les suivants :
 

  1. protection du secret industriel et commercial : 25 ans
  2. protection de la vie privée : 50 ans
  3. sûreté de l’Etat : 50 ans
  4. jugements à huis clos : 75 ans, 100 ans dans le cas d’affaires évoquant l’intimité sexuelle des personnes et des mineurs
  5. informations médicales : 120 ans

 

 

Les agents des Archives départementales sont-ils soumis au secret professionnel ?
 

Oui, en vertu du Code du Patrimoine qui précise que « Tout fonctionnaire ou agent de la collecte ou conservation d’archives en application des dispositifs de la présente loi est tenu au secret professionnel en ce qui concerne tout document qui ne peut être légalement mis à la disposition du public ».
 

Quelles sanctions encourues en cas de destruction abusive d’archives ? 
 

Tout fonctionnaire ou producteur d’archives publiques est responsable des documents qu’il produit ou reçoit, mais il n’en est pas propriétaire : il est tenu de les remettre au service d’archives chargé de les conserver.
En effet, les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public mobilier et ne peuvent être ni aliénées ni détruites sans autorisation de l’État (ministère de la Culture, représenté par le directeur des archives de France). Toute infraction à ce principe ainsi que tout détournement d’archives publiques sont passibles d’amendes et de peines d’emprisonnement (loi n°2008-696, art. 19).
 

Combien de temps les Archives départementales gardent-elles les archives ?
 

Ad vitam aeternam ! Seules les archives dites définitives, présentant un intérêt historique ou un intérêt juridique majeur entrent aux Archives départementales, pour y être conservées indéfiniment. Les tris sont faits en amont, en application de la réglementation.