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Pour les administrations

publié le 13.06.2016

Quand et comment archiver ?

Les Archives départementales (service des archives contemporaines) déterminent avec les agents des administrations la durée pendant laquelle les documents ont un intérêt administratif ou une valeur probante (en fonction des délais de prescription par exemple) et évaluent leur intérêt historique et juridique (dans le domaine judiciaire par exemple, on garde tous les jugements mais on ne garde qu’un échantillon des dossiers de procédure).
Ces informations sont rassemblées dans un outil appelé tableau de gestion des archives, qui permet à chaque agent de gérer sa production papier et électronique dès la création des documents.


A noter : pour les services qui ne disposent pas encore de tableau de gestion, des circulaires de tri sont établies au niveau national et sont disponibles sur le site du Service interministériel des Archives de France.

Il existe deux procédures simples : une pour le versement, l’autre pour l’élimination. 

Le versement

La liste des dossiers destinés à être versés aux Archives départementales doit être dressée sur un bordereau de versement, dont le modèle (tableur) est téléchargeable ci-dessous.

L’élimination

On estime que 90% de la production administrative est destinée à la destruction, une fois la durée d’utilité administrative écoulée : toutes les demandes de destruction doivent être soumises au visa du directeur des Archives départementales, comme le prévoit le Code du Patrimoine. La liste des documents à détruire doit être portée sur un bordereau d’élimination, dont le modèle est téléchargeable ci-dessous:

Cas particulier : que faire en cas de sinistre ?

Les Archives départementales d'Ille-et-Vilaine ont élaboré un petit guide sur ce qu'il est bon de faire en cas sinistre.