Les communes et les groupements de communes doivent recourir à des archivistes missionnés et contractuels, s'ils ne disposent pas de services d'archives constitués, pour le classement de leur archives et la mise à jour des instruments de recherche.
A défaut de services d’archives constitués, il y en a 5 en Ille-et-Vilaine :
- Archives de Rennes et de Rennes Métropole,
- Archives de Vitré et de Vitré Communauté,
- Archives municipales de Dinard,
- Archives municipales de Fougères,
- Archives municipales de Saint-Malo (pas de site internet)
ou de personnel qualifié titulaire en poste dans la structure, les communes et les groupements de communes doivent recourir à des archivistes missionnés et contractuels pour le classement de leur archives et la mise à jour des instruments de recherche.
Faire intervenir un archiviste
Pour les accompagner dans cette démarche, les Archives départementales proposent aux structures qui en font la demande un audit pour évaluer les besoins et fixer la durée de la mission. Depuis quelques années, ce dispositif de conseils et d’aide est intégrée à l’ingénierie publique du Département chargé d’assister les communes et groupements de communes dans leur projet.
À noter: un archiviste itinérant des Archives départementales peut aussi être mis à la disposition des communes et groupements de communes par convention pour des missions de très coures durées (1 à 5 jours)
À retenir
La mise en place d’un classement comprend plusieurs étapes :
- validation,
- inscription au budget,
- recrutement,
- commande de rayonnages et d’articles de conservation, etc.
qui expliquent que les délais de mis en place de la mission peuvent s’étaler parfois au-delà d’un an entre la visite et le début des travaux de classement.
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Être référent archives
Au sein des services, un agent peut être désigné pour être le relais de l’archiviste et assurer le suivi des procédures liées aux archives :
- rédiger le procès-verbal d’élimination des archives (sur la base du bordereau des éliminables),
- intervenir auprès de ses collègues pour préparer les versements à l’approche d’une mission (consignes, calendrier, suivi des échéances, etc.)
- ou encore organiser la communication des archives (interne et externe).
- Ses missions peuvent inclure des interventions plus spécifiques en mode projet comme coordonner la rédaction d’un tableau de gestion ou la mise en place d’un tri et d’une arborescence numérique avec le concours d’un archiviste.
À noter : La commune ou le groupement de communes peut recevoir des archives (papier ou numérique) en don ou en dépôt qu’il convient d’encadrer par des conventions.
À retenir
Afin de répondre dans les meilleures conditions aux personnes souhaitant consulter les archives en mairie, un arrêté municipal fixant les jours et horaires de consultation peut être pris et afficher publiquement. L’identité des consultants doit être consignée dans un registre de consultation avec mention de la date de visite et les références des archives consultées. Un règlement plus détaillé peut fixer les conditions de reproduction et d’utilisation éditoriale.
La consultation se fait nécessairement sous la surveillance d’un agent.