Placée sous la responsabilité du maire ou du président, la gestion des archives s’inscrit dans un cadre réglementaire qui s’effectue sous le contrôle scientifique et technique (CST) du directeur des Archives départementales, en particulier pour la procédure d’élimination d’archives.
Procéder à l'élimination réglementaire des archives
Avant toute destruction, il convient de rédiger un procès-verbal d’élimination en deux exemplaires dressant la liste des archives proposées à la destruction avec une description détaillée (objet, typologie), les dates extrêmes et le métrage linéaire puis de le transmettre au directeur des Archives départementales pour visa règlementaire et obligatoire (articles L. 212-10, R. 212-2 à 4, R.212-49 à 51 du code du patrimoine).
A noter : Le broyage est recommandé pour la destruction des documents (normes DIN 66399 classe 1 ou 2). Il est possible de recourir à des entreprises ou des associations spécialisées dans ce domaine. La sécurité des documents doit être assurée jusqu’à leur destruction finale. Un certificat de destruction doit être transmis aux Archives départementales à l’issue de l’opération.
Modèle de procès-verbal d'élimination des archives
Document à destination des communes, des communautés de communes et établissements publics.
À retenir
L’opération de destruction physique des archives n’intervient qu’au retour du visa du directeur des Archives départementales.
Déterminer les durées de conservations des archives
Pour rédiger le procès-verbal d’élimination et le bordereau de versement qui, en regard de ce qui est détruit, mentionne les documents conservés, il est nécessaire de connaître les délais de conservation (dits aussi durée d’utilité administrative ou DUA) et le sort final (conservation, élimination ou tri) des documents d’archives. Ceci est précisé dans trois instructions :
- Instruction des ministères de l’Intérieur et de la Culture du 5 janvier 2004 sur le traitement et la conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945
- instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 sur le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales
- préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines de compétences.
Instructions réglementaires pour la destruction des archives
À retenir
Il convient de contacter les Archives départementales pour toute question relative à l’application des délais de conservation.
Aménager des locaux d'archives
L’aménagement ou la construction d’un bâtiment ou d’un local d’archives répond à des normes prédéfinies. Les articles L. 212-7 et R. 212-54 du code du patrimoine mentionnent que les collectivités territoriales doivent informer le préfet (ou à son représenta : le directeur des Archives départementales) de tout projet de construction, d'extension ou d'aménagement de bâtiments à usage d'archives ainsi que des projets de travaux dans ces bâtiments. Le préfet dispose d'un délai de deux mois pour faire connaître son avis à la collectivité territoriale concernée. Les travaux ne peuvent commencer avant la transmission de cet avis. Toute attribution de subvention en application des articles L. 212-7 et L. 212-8 est subordonnée au visa technique du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture. »
À noter : la circulaire du 21 mars 2016 relative à l'aide de l'Etat aux collectivités territoriales et à leurs groupements en faveur de leurs bâtiments d'archives décrit les conditions d’obtention de subventions de l'Etat.
À retenir
les archives doivent être conservées dans un local répondant aux normes de sécurité (intrusion, incendie, infiltration d’eau etc.)
- fermant à clef et disposant d’une capacité de stockage adaptée aux accroissements.
- Les rayonnages, à fond ouvert et équipé de tablettes pleines, doivent être métalliques.
Pour plus de précisions, on renvoie vers le site FranceArchives : https://francearchives.fr/fr/article/38008
Déposer les archives aux Archives départementales
Le dépôt aux Archives départementales des archives administratives de plus de 50 ans et des registres de l‘état civil de plus de 120 ans est autorisé par le code du patrimoine (articles L. 212-11 et suivants). Les registres paroissiaux et d’état civil conservés en mairie sont déposés quand leur sécurité matérielle ne peut plus être assurée en mairie. Le préfet peut prescrire le dépôt d’office quand les mauvaises conditions de conservation sont susceptibles de mettre en péril l’intégrité des archives. Dans le cas général, l’initiative en revient aux communes et la mesure doit être inscrite à l’ordre du jour du conseil municipal. La délibération est transmise aux Archives départementales qui prennent en charge le transfert. Les registres sont ensuite inventoriés et conditionnés.
À noter : les archives de structure, dont les compétences ne sont pas reprises par une autre, sont déposées d’office aux Archives départementales. Cela peut dans certaines circonstances concerner les archives de syndicats intercommunaux dissous.
À retenir
En Ille-et-Vilaine, la loi du 21 décembre 1970 prescrivant le dépôt obligatoire des archives centenaires des communes de moins de 2 000 habitants a été appliquée sans exception dans les années 1970 et 1990. Des dérogations avaient été accordées à 26 communes. Cette mesure a été introduite en 2004 après amendement dans le code du patrimoine.
Récoler les archives
Le récolement des archives est à produire à l’issue de chaque changement de maire et/ou de municipalité. Il permet de certifier de façon contradictoire l’existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non règlementaire (code pénal, articles 432-15 à 17).
À noter : Les archives des élus et des membres des cabinets, produites ou reçus dans le cadre de leur activité municipale, sont des archives publiques qui doivent être versées aux archives communales.
De la même façon, les documents électroniques et les fichiers générés par des applications informatiques sont des archives publiques et doivent être inclus dans le récolement (code du patrimoine, article L. 211-1 modifié par l’article 59 de la loi du 7 juillet 2016). A cet égard, il convient de faire référence au registre des traitements de données dont la tenue est obligatoire depuis le 25 mai 2018 (Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel, article 30).
À retenir
Les archives sont inaliénables et imprescriptibles. Tout article manquant doit être signaler au directeur des Archives départementales et faire l’objet d’une déclaration auprès du procureur de la République en cas de suspicion de vol.