Les Archives départementales d'Ille-et-Vilaine seront fermées au public le lundi 1er juillet 2024.

Pour rappel, les Archives départementales sont fermées au public le premier lundi de chaque mois.

Merci de votre compréhension

Les Archives départementales d'Ille-et-Vilaine déterminent avec les agents des administrations la durée pendant laquelle les documents ont un intérêt administratif ou une valeur probante (en fonction des délais de prescription par exemple) et évaluent leur intérêt historique et juridique (dans le domaine judiciaire par exemple, on garde tous les jugements mais on ne garde qu’un échantillon des dossiers de procédure).

Ces informations sont rassemblées dans un outil appelé tableau de gestion des archives, qui permet à chaque agent de gérer sa production papier et électronique dès la création des documents.
 

Découvrez la vidéo " Gérer ses archives, ce n'est pas si compliqué "

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À noter

Pour les services qui ne disposent pas encore de tableau de gestion, des circulaires de tri sont établies au niveau national et sont disponibles sur le site du Service interministériel des Archives de France
Il existe deux procédures simples : 

  • Une pour le versement,
  • L’autre pour l’élimination

Le versement de vos archives

Peuvent être versées aux Archives départementales les archives arrivées au terme de leur DUA et pour lesquelles une décision de conservation a été prise.
Le bordereau de versement est établi par le service versant. Aucun versement n’est accepté aux Archives départementales sans remise préalable d’un bordereau, saisi sous forme informatique (modèle Excel fourni par les Archives par courriel ou téléchargeable en bas de cette page) et préalablement validé.
Il est conseillé de contacter les Archives départementales dès le début de la rédaction du bordereau.
Le versement est un ensemble cohérent d’archives provenant d’un même service. 
 

  •  Après l’entrée aux Archives, le bordereau fait l’objet d’une vérification : le fonds peut ainsi faire l’objet d’un éventuel reclassement en fonction des missions du service producteur, des typologies des dossiers,   pour le rendre intelligible aux publics et aussi relever les informations qui doivent être protégées.
  •  Les documents restent accessibles en cas de besoin au service producteur : une consultation en salle de lecture est possible, ou un prêt administratif (lien vers la salle de lecture pour les formulaires). 
  • La prise en charge des versements ne peut se faire qu’après la transmission des éléments techniques concernant les conditions de conservation : il convient de nous retourner le DTA (dossier technique amiante) ainsi que le formulaire « état sanitaire du versement » dûment complété. Plus d’informations en consultant le vademecum réalisé par le Service interministériel des archives de france.

 

L’élimination des archives

On estime que 90% de la production administrative est destinée à la destruction, une fois la durée d’utilité administrative (D.U.A) écoulée : toutes les demandes de destruction doivent être soumises préalablement au visa du directeur des Archives départementales, comme le prévoit le Code du Patrimoine. La liste des documents à détruire doit être portée sur un bordereau d’élimination, dont le modèle est téléchargeable ci-dessous. 
 

Vos contacts

Archives contemporaines

Economie, finances, Préfecture :  Thibaud BOUARD   thibaud.bouard@ille-et-vilaine.fr

Travail Emploi Formation, Sécurité, Commerce Artisanat, Région :  Claire GHIENNE   claire.ghienne@ille-et-vilaine.fr

Education, Agriculture Forêts :  Sandra GROSCLAUDE  sandra.grosclaude@ille-et-vilaine.fr

Département d’Ille-et-Vilaine, établissements ASE :  Adeline HUCHET  adeline.huchet@ille-et-vilaine.fr

Justice, Culture, Patrimoine Architectural :  Mathilde PINTAULT  mathilde.pintault@ille-et-vilaine.fr

Equipement, Environnement, Affaires sanitaires et social, hôpitaux, sous-préfectures :   Lydie POREE  lydie.poree@ille-et-vilaine.fr

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