Dans le cadre de vos obligations règlementaires, il vous appartient d’opérer régulièrement des versements aux Archives départementales.
Quels documents verser ?
Comme le stipule l'article L211-4 du Code du Patrimoine, « les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels sont des archives publiques ». Ce sont les seuls documents à transmettre aux Archives départementales d'Ille-et-Vilaine.
Quand verser ?
" Le délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires[...] est fixé à soixante-quinze ans pour les notaires. (…) " (Code du patrimoine, art. R. 212-15).
Ce principe est rappelé dans la circulaire CSN 2009-4 du 16 décembre 2009.
En 2024, les Archives départementales d’Ille-et-Vilaine accueillent vos archives publiques antérieures au 1er janvier 1949 ; en 2025, celles antérieures au 1er janvier 1950, et ainsi de suite chaque année.
Comment verser ?
Contactez-nous pour nous faire part de votre souhait de verser vos minutes et répertoires.
Le transfert physique des documents est constitué de 3 étapes : le conditionnement, la rédaction du bordereau de versement, le transfert aux archives départementales.
Le conditionnement
- conditionner les minutes dans des boîtes à archives de type secrétariat (largeur de 10 cm ou de 13,5 cm).
- numéroter les boites de 1 à n.
- indiquer sur chaque boite les dates extrêmes concernées.
La rédaction du bordereau de versement
- remplir le bordereau de versement composé de deux onglets
- renvoyer le bordereau aux Archives départementales avant la date du versement pour validation
Le transfert des documents aux archives départementales
- déterminer avec les archives départementales la date et l’heure de réception du versement
vérifier la hauteur du véhicule pour pouvoir accéder à la zone de déchargement (max 4m)
Une fiche récapitulative de la procédure de versement est disponible dans la rubrique " Documents à télécharger ".
Suivant votre disponibilité, nous vous proposons une visite du bâtiment le jour du versement, ou ultérieurement.