Avec le développement de l’administration électronique (bases de données, applications métier, courriers électroniques, etc.), des procédures d’archivage électronique ont été développées, afin d’archiver les données nativement numériques qui présentent un intérêt historique ou juridique. Les principes sont les mêmes que pour le papier mais les enjeux techniques, juridiques, organisationnels sont tels que la mise en œuvre est encore limitée.

L’archivage consiste à assurer la conservation de façon pérenne et fiable dans le but de pouvoir à tout moment restituer l’information, par-delà les changements de supports ou de formats, ne doit pas se confondre avec une simple sauvegarde. Il ne suffit pas de numériser des documents pour prétendre se passer du papier. Quand un document a été créé sur support papier, c’est le papier qui sera archivé, même si entre-temps le document a été numérisé pour faciliter le travail des administrations ou les échanges avec les usagers. 

La dématérialisation des documents vue par notre archiviste-dessinatrice :

Une bonne gestion des archives dites courantes et intermédiaires, c’est-à-dire avant leur versement ou leur destruction, contribue à une meilleure gouvernance des organisations (pour une gestion optimale des locaux, pour retrouver facilement les dossiers par exemple) et à une sécurité juridique accrue (pour disposer des éléments en cas de contentieux par exemple). 

Le service des archives contemporaines se tient à votre disposition pour répondre à toutes vos questions relatives à l’archivage de vos documents.